L’Avviso di merce pronta è un documento commerciale importante nelle transazioni di vendita e di distribuzione. Viene utilizzato nelle operazioni di commercio, soprattutto in quelle che implicano la spedizione di merci, per informare la parte acquirente che gli articoli ordinati sono stati preparati e sono pronti per essere spediti.
Questo tipo di avviso include solitamente informazioni dettagliate sull’ordine, tra cui la descrizione della merce, la quantità, i dati identificativi del carico, e la data prevista per la spedizione. Possono essere indicate anche eventuali istruzioni particolari per la spedizione, oltre ai dettagli del contatto dell’esportatore o del venditore.
L’invio di un avviso di merce pronta è uno step cruciale nel processo di consegna, che permette alla parte acquirente di prepararsi a ricevere la merce, fornendo l’opportunità di organizzare con adeguato preavviso eventuali disposizioni doganali necessarie, preparare gli spazi di stoccaggio, e pianificare con precisione la successiva distribuzione dei beni.
Inoltre, funge da conferma che il venditore ha rispettato i termini del contratto di vendita in termini di tempestività e disponibilità della merce, facilitando un buon rapporto tra le parti e contribuendo a ridurre possibili disguidi o incomprensioni riguardanti la consegna.
Come scrivere un Avviso di merce pronta
Un Avviso di Merce Pronta è un documento cruciale nelle operazioni di commercio, principalmente utilizzato nelle transazioni B2B (business-to-business), per informare il cliente che la merce ordinata è stata prodotta o è pronta per la spedizione. L’efficacia di questo documento risiede nella sua capacità di facilitare una pianificazione logistica efficiente, ottimizzare i tempi di consegna e migliorare la soddisfazione del cliente. Di seguito, troverai un dettaglio delle informazioni che un Avviso di Merce Pronta dovrebbe contenere per garantire che tutte le parti coinvolte siano adeguatamente informate e possano procedere senza inconvenienti.
Informazioni Base
- Denominazione dell’azienda e dati di contatto: Nome, indirizzo, numeri di telefono, indirizzo email e altre informazioni di contatto dell’azienda che invia la merce.
- Dati del destinatario: Nome dell’azienda destinataria, indirizzo di consegna, dettagli del contatto principale (come il responsabile degli acquisti), e tutte le altre informazioni rilevanti che facilitano la consegna e la comunicazione.
- Data dell’avviso: La data in cui l’avviso viene generato e inviato.
Dettagli dell’Ordine
- Numero d’ordine: Il riferimento univoco dell’ordine a cui l’avviso fa riferimento, che aiuta nella tracciabilità e nel confronto con i documenti d’ordine.
- Elenco dettagliato della merce: Un elenco specifico dei prodotti o dei beni che sono pronti, inclusi codici articolo, descrizioni dettagliate, quantità, dimensioni, colori, e qualsiasi altra specifica pertinente.
- Condizioni di imballaggio: Dettagli su come la merce è stata imballata, inclusi il tipo di imballaggio, il numero di colli, il peso totale, e le dimensioni dell’imballo.
Aspetti Logistici
- Metodo di spedizione previsto: Informazioni sul mezzo di trasporto utilizzato per la consegna (ad esempio, terrestre, aereo, marittimo) e il nome del vettore, se già noto.
- Data prevista per la spedizione o il ritiro: La data in cui la merce sarà pronta per essere ritirata dal magazzino del venditore o la data in cui è prevista la spedizione.
- Termini di consegna (Incoterms): I termini di consegna internazionali (ad es., FOB, CIF, DDP) che delineano le responsabilità tra venditore e compratore riguardo alla spedizione, all’assicurazione e ai dazi doganali.
Aspetti Finanziari e Legali
- Dettagli sul pagamento: Stato del pagamento dell’ordine (ad esempio, se è stato già effettuato, se è parziale o se è ancora in attesa) e i termini di pagamento concordati.
- Documentazione allegata o necessaria: Elenco dei documenti che accompagnano la merce o che devono essere seguiti, come fatture commerciali, lista di imballaggio, polizze di carico, certificati di origine, assicurazioni, ecc.
Note Speciali
- Istruzioni particolari: Qualsiasi istruzione specifica o esigenza particolare comunicata dall’acquirente o note riguardanti la spedizione che necessitano di attenzione speciale.
- Contatti per eventuali emergenze: Informazioni di contatto di persone da avvisare in caso di problemi durante il trasporto o la ricezione della merce.
Includere tutte queste informazioni rende l’Avviso di Merce Pronta uno strumento indispensabile per assicurare che tutte le parti coinvolte nella transazione siano pienamente informate sullo status dell’ordine e possano adottare i piani logistici e finanziari appropriati per la ricezione o la spedizione della merce.
Fac simile Avviso di merce pronta
Oggetto: Avviso di Merce Pronta per la Spedizione
Gentile [Nome del Referente del Cliente],
Siamo lieti di informarvi che il vostro ordine numero [Numero dell’Ordine] è ora pronto per la spedizione. I dettagli della merce pronta per essere spedita sono i seguenti:
- Descrizione della Merce: [Dettaglio del Prodotto/Prodotto]
- Quantità: [Numero o Quantità]
- Dimensioni/Peso: [Dimensioni e/o Peso totale della spedizione]
- Numero di Colli: [Numero totale dei pacchi/pallete ecc.]
- Termini di Consegna: [EXW, FOB, CIF, DAP, ecc.]
- Luogo di Ritiro/Spedizione: [Indirizzo completo o luogo di ritiro della merce]
- Data Prevista per il Ritiro: [Data di Disponibilità per Ritiro]
Modalità di Consegna:
[Specificare la modalità di consegna concordata, ad esempio, ritiro da parte del cliente, spedizione tramite corriere nominato dall’azienda o dal cliente, ecc.]
Istruzioni Particolari:
[Inserire qui eventuali istruzioni specifiche relative alla spedizione o alla gestione della merce.]
Vi invitiamo cortesemente a confermare la ricezione di questo avviso e a fornirci le istruzioni dettagliate per la consegna, compreso il nome del vettore designato e la data confermata di ritiro, se non già specificato.
In assenza di istruzioni specifiche entro [numero di giorni] giorni dalla data di questo avviso, procederemo secondo i termini di consegna standard concordati al momento dell’ordine.
Per qualsiasi domanda o chiarimento potete contattarci direttamente al [Numero di Telefono] o via email a [Email dell’Azienda].
Vi ringraziamo per la vostra collaborazione e ci impegniamo a garantire che la vostra merce venga consegnata in modo sicuro e tempestivo.
Cordiali saluti,
[Firma elettronica, se applicabile]
[Il tuo Nome]
[La tua Posizione]
[Nome dell’Azienda]
[Contatti dell’Azienda]
Esempio Avviso di merce pronta
Spettabile [Nome dell’azienda o del cliente],
con la presente, siamo lieti di informarLa che la seguente merce da Lei ordinata è ora pronta per la spedizione:
Dettaglio della Merce Pronta:
- Ordine Numero: 12345
- Data Ordine: 10 Ottobre 2023
- Descrizione della Merce:
- Prodotto A: 100 unità
- Prodotto B: 50 unità
- Codice Cliente: 67890
- Confezionamento: Palette e imballaggio standard per garantire l’integrità durante il trasporto.
Data di Pronta Consegna: 20 Novembre 2023
Modalità di Consegna: La merce è disponibile per il ritiro presso il nostro magazzino in [Indirizzo Magazzino], oppure possiamo coordinare la spedizione tramite il nostro corriere di fiducia a vostro carico.
Istruzioni Specifiche per il Ritiro/Spedizione:
- Per il ritiro in sede: è necessario confermare telefonicamente o via email la data e l’orario di ritiro.
- Per la spedizione: si prega di fornirci, entro 3 giorni lavorativi, dettagli specifici per la spedizione inclusi indirizzo di consegna definitivo, preferenza oraria per la consegna se presente, e un recapito telefonico di riferimento.
Termini di Pagamento:
Ricordiamo che, conformemente ai termini stabiliti, il pagamento dovrebbe avvenire prima della spedizione o al ritiro della merce. Per facilitare le operazioni, si prega di inviare conferma di pagamento tramite bonifico bancario all’IBAN: [Inserire IBAN], indicando come causale il numero d’ordine.
Note:
Eventuali variazioni o specifiche richieste non precedentemente comunicate riguardanti la spedizione o il confezionamento, saranno valutate e, ove possibile, accolte, potrebbero tuttavia comportare revisioni dei tempi di consegna e/o dei costi a carico.
Contatti:
Per qualsiasi informazione aggiuntiva, variazione, o per confermare i dettagli di spedizione, si prega di contattarci all’indirizzo email [Indirizzo email] o telefonicamente al numero [Numero di telefono].
Cogliamo l’occasione per ringraziarLa per la fiducia accordataci e restiamo in attesa delle Sue istruzioni per procedere con la spedizione.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatto Email]
[Numero di Telefono]
[Nome della Tua Azienda – Indirizzo Completo]