Un comunicato stampa per un evento è un testo ufficiale rivolto ai media che annuncia e descrive un’iniziativa (data, luogo, scopo) con l’obiettivo di ottenere copertura giornalistica, attirare partecipanti o informare stakeholder. Deve essere chiaro, sintetico e rispondere alle 5W (chi, cosa, quando, dove, perché), includere un lead accattivante, dettagli logistici, una citazione ufficiale, informazioni pratiche per i partecipanti e i contatti per i media, oltre a un breve profilo dell’organizzazione (boilerplate). Best practice: inviarlo con il giusto anticipo, usare un tono oggettivo, allegare materiali multimediali (foto, video), specificare eventuali embargo o modalità di accredito e prevedere un contatto stampa diretto per follow-up.
Come scrivere un Comunicato stampa evento
Un comunicato stampa per un evento deve fornire tutte le informazioni che permettano a un giornalista o a un operatore dei media di comprendere immediatamente la rilevanza dell’appuntamento, decidere se seguirlo e organizzare la copertura. In apertura è fondamentale una sintesi incisiva che risponda alle domande chiave: cosa succede, chi lo organizza, quando e dove si svolge e perché è importante. Questa introduzione deve essere scritta in modo chiaro e giornalistico, privilegiando l’informazione principale e il valore pubblico o mediatico dell’evento, perché spesso è l’unica parte letta nella prima fase di selezione.
Accanto alla sintesi occorre indicare con precisione la data e l’ora, comprensive di fuso orario se l’evento ha una dimensione nazionale o internazionale, e il luogo con indirizzo completo e riferimenti utili (nome della sede, sala, piano, eventuali punti di accesso, indicazioni per i mezzi pubblici). Se l’evento è ibrido o digitale, vanno specificati i link di accesso, le modalità di registrazione o partecipazione online, e l’orario di apertura delle sale virtuali. Per gli eventi che richiedono accredito o inviti è essenziale spiegare la procedura di registrazione, indicare scadenze e limiti di posti, e fornire le istruzioni pratiche per ottenere il pass stampa.
Una parte informativa deve descrivere il contenuto e il programma: i temi principali, il format (conferenza, tavola rotonda, workshop, performance), la scaletta o gli orari indicativi, i relatori e le loro qualifiche, con titoli e affiliazioni aggiornati. Quando sono previsti interventi di rilievo o momenti fotografici e video, è utile segnalare gli orari in cui i media possono raccogliere immagini o organizzare interviste, oltre alle eventuali sessioni stampa o conferenze dedicate alla stampa. Se ci sono ospiti particolari, partner istituzionali o sponsor, il comunicato deve chiarire i ruoli e i contributi, oltre a indicare eventuali obblighi contrattuali relativi a visibilità e loghi.
Per agevolare il lavoro redazionale, il comunicato dovrebbe includere elementi contestuali e di background: dati e numeri che spiegano la portata dell’iniziativa, la storia dell’organizzazione promotrice, precedenti eventi simili e risultati concreti attesi o ottenuti. Le citazioni ufficiali di uno o più portavoce forniscono colore e angolazione interpretativa; vanno riportate in modo autentico attribuendo chiaramente chi parla e perché la sua posizione è significativa. È importante mantenere le citazioni pertinenti e non prolisse, in modo che aggiungano valore informativo anziché ripetere quanto già detto.
Non possono mancare i riferimenti pratici per i media: il nome di una persona di contatto per la stampa, con numero di telefono diretto, indirizzo e‑mail funzionante e orari in cui è reperibile; eventuali contatti alternativi per richieste tecniche o logistiche; e l’indicazione della disponibilità di materiali per la stampa come cartella stampa, cartelline biografiche, immagini ad alta risoluzione, loghi e video, preferably con link diretti al press kit online. Se si applicano restrizioni temporanee come un embargo, oppure se alcune dichiarazioni sono rilasciate solo dopo un certo orario, queste condizioni devono essere espresse con chiarezza.
Dal punto di vista formale e stilistico, il comunicato deve essere conciso, generalmente non più lungo di una o due pagine, con un linguaggio neutro ma accattivante e rispettoso delle regole del giornalismo. L’ordine delle informazioni dovrebbe seguire la logica della piramide rovesciata: dati essenziali prima, approfondimenti e contesto dopo. Al termine è utile inserire una breve nota descrittiva sull’organizzazione promotrice, una “boilerplate” che riassuma mission, storia e riferimenti istituzionali, così da dare al lettore una cornice stabile. Eventuali dettagli logistici aggiuntivi — accessibilità per persone con disabilità, parcheggi, punti di raccolta, misure di sicurezza o sanitarie — vanno esplicitati per evitare fraintendimenti e per permettere una corretta pianificazione da parte dei giornalisti.
Infine, per la distribuzione online e social, il comunicato dovrebbe prevedere elementi che facilitino la diffusione e la reperibilità: link diretti per la registrazione, URL per la diretta streaming, hashtag ufficiale, e riferimenti ai profili social dell’organizzazione. Curare anche gli aspetti tecnici come nomi dei file delle immagini e le autorizzazioni d’uso contribuirà a rendere il lavoro dei media più agevole e a incrementare le possibilità di copertura. Seguendo questi criteri, il comunicato risulterà completo, utilizzabile immediatamente e professionale, aumentando la probabilità che l’evento riceva attenzione mediatica.
Fac simile Comunicato stampa evento
COMUNICATO STAMPA
Per rilascio: _______________
Embargo fino a: _______________
Titolo: _______________
Sottotitolo: _______________
Luogo e data: _______________
Primo paragrafo (lead)
_____________ presenta _______________, un evento dedicato a _______________ che si svolgerà il _______________ presso _______________. L’iniziativa nasce con l’obiettivo di _______________ e si rivolge a _______________.
Dettagli dell’evento
– Data e orario: _______________
– Luogo: _______________
– Durata: _______________
– Target: _______________
– Ingresso/iscrizione: _______________
Programma principale
– Apertura: _______________ — _______________
– Interventi principali: _______________ (relatori: _______________)
– Workshop/Sessioni parallele: _______________
– Evento speciale/Performance: _______________
– Chiusura: _______________ — _______________
Relatori e ospiti
– _______________ — _______________ (ruolo/titolo)
– _______________ — _______________ (ruolo/titolo)
– _______________ — _______________ (ruolo/titolo)
Citazione dell’organizzatore
“_____________” — _______________, _______________
Obiettivi e impatto
L’evento mira a _______________, promuovere _______________ e favorire _______________. Si prevede la partecipazione di _______________ partecipanti/ospiti e la collaborazione con _______________.
Partnership e sponsor
Organizzato da: _______________
Partner principali: _______________
Sponsor: _______________
Informazioni pratiche per i partecipanti
– Come arrivare: _______________
– Parcheggio: _______________
– Accessibilità: _______________
– Servizi offerti: _______________
– Costi e modalità di pagamento: _______________
Accrediti stampa e media
Per richieste di accredito, interviste o materiali stampa (comunicati, foto ad alta risoluzione, loghi, video) contattare:
Nome: _______________
Ruolo: _______________
Email: _______________
Telefono: _______________
Materiali disponibili
– Cartella stampa: _______________
– Foto ad alta risoluzione: _______________
– Video promozionale: _______________
– Link per download: _______________
Informazioni sul promotore (boilerplate)
_____________ è _______________. Fondata nel _______________, si occupa di _______________ e ha realizzato progetti come _______________. Per maggiori informazioni: _______________.
Social media e sito web
Sito web: _______________
Facebook: _______________
Instagram: _______________
Twitter/X: _______________
LinkedIn: _______________
Note finali
Per ulteriori dettagli, richieste specifiche o materiali aggiuntivi, contattare: _______________
### Fine comunicato stampa ###