Avviso per clienti hotel - Esempio e modello

"Avviso per clienti hotel" si riferisce a comunicazioni che la direzione di un albergo o di una struttura ricettiva invia ai propri ospiti per informarli riguardo a questioni importanti che possono influire sul loro soggiorno. Questi avvisi possono avere svariati scopi, tra cui informare gli ospiti su:

Manutenzioni programmate: se l’hotel ha pianificato lavori di ristrutturazione o manutenzione che potrebbero arrecare disturbo, gli ospiti vengono preventivamente avvertiti per ridurre il disagio e gestire le aspettative.
Cambiamenti nei servizi: eventuali modifiche temporanee o permanenti nei servizi offerti, come orari di apertura ridotti nel centro benessere, piscina non disponibile, o modifiche nel servizio di ristorazione.
Misure di sicurezza: informazioni riguardanti le politiche adottate dall’hotel per garantire la sicurezza degli ospiti, incluse le misure per l’emergenza COVID-19 o altre direttive di salute pubblica.
Eventi speciali: dettagli su eventi organizzati dall’hotel che potrebbero interessare gli ospiti o influenzare il loro soggiorno, come ricevimenti, conferenze, o feste.
Offerte speciali: promozioni o pacchetti speciali proposti ai clienti attuali o passati per incentivarli a prenotare un altro soggiorno.
Avvisi legali o amministrativi: informazioni su eventuali cambiamenti nelle politiche dell’hotel, come aggiornamenti dei termini di servizio, politiche di cancellazione o modifiche nelle tasse di soggiorno.

Questi avvisi possono essere comunicati attraverso diversi canali, tra cui e-mail, SMS, notifiche tramite l’app dell’hotel, messaggi in camera, o annunci pubblici nelle aree comuni. La comunicazione efficace è cruciale per garantire un’esperienza positiva per gli ospiti e può aiutare a gestire le loro aspettative, aumentare la soddisfazione, e potenzialmente prevenire recensioni negative.

Come scrivere un Avviso per clienti hotel

Un Avviso per clienti di un hotel è un comunicato importante che serve a informare gli ospiti su vari aspetti relativi al loro soggiorno, alle politiche dell’hotel, o a eventi speciali. La chiarezza, la concisione e la cortesia sono elementi chiave quando si redige un avviso. Di seguito, troverai un dettaglio approfondito delle informazioni che dovrebbero essere incluse in un avviso efficace per i clienti di un hotel:

1. Intestazione e Logo dell’Hotel

L’avviso dovrebbe iniziare con l’intestazione ufficiale e il logo dell’hotel per conferire autenticità e riconoscibilità immediata.

2. Data di Pubblicazione

Indicare chiaramente la data di pubblicazione dell’avviso aiuta gli ospiti a comprendere la rilevanza e l’attualità delle informazioni fornite.

3. Oggetto dell’Avviso

Prima dell’elaborazione del messaggio, è utile inserire un breve oggetto che riassuma lo scopo dell’avviso, ad esempio, "Manutenzione Ascensori" o "Orari di Check-out Modificati".

4. Saluto Iniziale

Un breve saluto iniziale personalizzato può rendere l’avviso più accogliente, ad esempio, "Gentili Ospiti,".

5. Corpo dell’Avviso

Qui entrano in gioco le informazioni cruciali. Questa sezione dovrebbe essere chiara e diretta, includendo i seguenti dettagli quando rilevanti:

Descrizione dettagliata del motivo dell’avviso: Fornire una descrizione chiara e concisa che spieghi il motivo dell’avviso. Se si tratta di lavori di manutenzione, descrivere l’area interessata e la natura dei lavori.
Durata: Se l’avviso riguarda un evento temporaneo (ad es., lavori di manutenzione, eventi speciali), precisare le date di inizio e fine.
Impatto sull’ospite: Spiegare come l’avviso influenzerà il soggiorno degli ospiti, offrendo soluzioni alternative se possibile.
Misure di sicurezza o istruzioni specifiche: Se necessario, includere informazioni su eventuali misure di sicurezza adottate dall’hotel o istruzioni specifiche che gli ospiti devono seguire.

6. Invito all’Azione

Se l’avviso richiede un’azione specifica da parte degli ospiti, come l’uso di una diversa entrata o la prenotazione anticipata per eventi, specificarlo chiaramente.

7. Disponibilità di Assistenza

Fornire dettagli su come e dove gli ospiti possono rivolgersi per ulteriori domande o assistenza, inclusi numeri di telefono, indirizzi email o la posizione della reception.

8. Ringraziamento e Chiusura

Concludere l’avviso ringraziando gli ospiti per la loro comprensione e cooperazione. Utilizzare una chiusura cordiale, ad esempio, "Cordialmente," seguita dalla firma dell’hotel o del responsabile.

9. Informazioni di Contatto dell’Hotel

Anche se già presenti in altre sezioni, è buona norma riassumere le informazioni di contatto dell’hotel alla fine dell’avviso.

Design dell’Avviso

In termini di design, l’avviso dovrebbe essere facile da leggere, utilizzando font chiari e dimensioni appropriate. Se rilevante, l’uso di icone o immagini può aiutare a illustrare i punti principali. Importante è anche garantire l’accessibilità dell’avviso a persone con disabilità, ad esempio, fornendone una versione digitale leggibile tramite screen reader.

In sintesi, un Avviso per clienti di un hotel dovrebbe essere informativo, chiaro e cortese, fornendo tutte le informazioni necessarie per assicurare agli ospiti un soggiorno piacevole e senza intoppi, nonostante eventuali inconvenienti o variazioni nelle operazioni dell’hotel.

Fac simile Avviso per clienti hotel

Avviso Importante per tutti i Nostri Ospiti

Caro Ospite,

Ti diamo il benvenuto presso [Nome dell’Hotel] e vogliamo ringraziarti per averci scelto per il tuo soggiorno. La tua sicurezza, il tuo comfort e il tuo benessere sono la nostra priorità assoluta e, in questo spirito, desideriamo comunicarti alcuni importanti avvisi che riguardano il nostro albergo.

Orari di Check-in e Check-out:

Il check-in può essere effettuato a partire dalle [orario] mentre il check-out deve essere completato entro le [orario].
Per richieste di check-out posticipato, ti invitiamo a contattare la reception per verificare la disponibilità.

Servizi dell’Hotel:

La nostra connessione Wi-Fi è disponibile gratuitamente in tutti gli ambienti dell’hotel. Chiedi la password di accesso alla reception.
Il ristorante [Nome del Ristorante] è aperto per colazione dalle [orario] e per cena dalle [orario]. La prenotazione è consigliata.
Il nostro centro benessere è aperto dalle [orario] alle [orario]. Si prega di prenotare i trattamenti in anticipo.

Misure di Sicurezza:

Ti ricordiamo che è vietato fumare in tutte le aree interne dell’hotel. Vi sono aree dedicate al fumo all’esterno dell’edificio.
In caso di emergenza, ti preghiamo di familiarizzare con le uscite di sicurezza e di seguire le istruzioni del personale.

Politiche dell’Hotel:

Gli animali domestici sono ammessi solo nelle aree designate e con preavviso. Si applicano tariffe aggiuntive.
Per garantire il comfort di tutti gli ospiti, ti chiediamo di rispettare gli orari di quiete dalle [orario] alle [orario].

Misure Sanitarie:

In risposta alle direttive sanitarie correnti, abbiamo implementato procedure di pulizia rinforzate e protocolli di igiene per tutti gli spazi dell’hotel.
È richiesto l’uso della mascherina nelle aree comuni interne quando non è possibile mantenere la distanza di sicurezza.

Per qualsiasi necessità, dubbio o richiesta, il nostro staff alla reception è a tua completa disposizione 24 ore su 24. Non esitare a contattarci.

Ti auguriamo un soggiorno piacevole e rilassante.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Contatti dell’Hotel]

Esempio Avviso per clienti hotel

Avviso Importante ai Gentili Ospiti dell’Hotel Bella Vista

Data: [inserire data]

Gentili ospiti,

Come parte del nostro impegno costante verso l’eccellenza e il vostro comfort, vorremmo comunicare alcune importanti informazioni riguardanti la vostra imminente permanenza presso l’Hotel Bella Vista.

Orari di Check-in e Check-out:

Il check-in sarà disponibile a partire dalle 14:00.
Il check-out dovrà essere effettuato entro le 11:00.

Vi incoraggiamo a comunicarci qualsiasi necessità particolare in relazione agli orari di check-in/check-out; faremo del nostro meglio per accomodarvi in base alla disponibilità.

Manutenzione Programmata:
Desideriamo informarvi che dal [inserire data inizio] al [inserire data fine], l’hotel sarà sottoposto a lavori di manutenzione ordinaria per migliorare le nostre strutture. Ci scusiamo per qualsiasi inconveniente questo possa causare e assicuriamo che faremo del nostro meglio per minimizzare i disagi.

Parcheggio:
Ricordiamo ai nostri ospiti che disponiamo di un parcheggio interno custodito. È richiesta la prenotazione prima dell’arrivo e il costo è di [inserire prezzo] al giorno.

Ristorazione:
Il nostro ristorante offre una cucina raffinata con una selezione di piatti locali e internazionali. La colazione viene servita dalle 7:00 alle 10:00, mentre la cena è disponibile dalle 19:00 alle 22:00.

Misure di Sicurezza COVID-19:
La salute e il benessere dei nostri ospiti e del personale restano la nostra priorità assoluta. Continuiamo ad adottare tutte le misure di sicurezza raccomandate per garantire un soggiorno sicuro e piacevole. Vi invitiamo a leggere le nostre linee guida aggiornate sul nostro sito web o a contattare la reception per ulteriori dettagli.

Eventi Speciali:
Durante il vostro soggiorno, non perdete l’opportunità di partecipare ai nostri eventi serali nel giardino dell’hotel, inclusi musica dal vivo e degustazioni di vini locali. Per più informazioni, visitate il nostro sito o rivolgetevi alla reception.

Per qualsiasi domanda o per esigenze particolari durante il vostro soggiorno, non esitate a contattare la nostra reception, disponibile 24 ore su 24. Il team dell’Hotel Bella Vista è qui per assicurarvi un’esperienza memorabile e rilassante.

Vi ringraziamo per aver scelto l’Hotel Bella Vista e non vediamo l’ora di darvi il benvenuto.